Qué es y cómo funciona....

La automatización de la gestión de facturas se traduce en menos problemas y más acción

Detecta los errores que se producen al procesar manualmente las facturas, utilizando una solución automática que mejorará sus procesos internos y su relación con los proveedores gracias al software de Dokuflex, programa para gestionar tus facturas online de forma segura.

Extracción automática de la información que el Director Financiero necesita para procesar y pagar todas las facturas a tiempo

El software de procesamiento de facturas de Dokuflex automatiza el proceso de digitalización, interpretación y archivo de los datos de las facturas. No importa el volumen de facturas de su organización, ya sean en papel o en cualquier formato electrónico, el software extrae de manera inteligente la información importante y la valida conforme a un conjunto de reglas predefinidas. Para simplificar la configuración, Dokuflex ofrece numerosos perfiles específicos para cada país, programados con criterios específicos del país como tipos de IVA, formatos de fecha y códigos de divisas. Se trata de una solución de fácil instalación y lista para utilizar pero que se puede adaptar a los requisitos de su negocio.

El procesamiento de facturas de proveedores puede comenzar inmediatamente

Independientemente de que lleguen en papel, por fax o adjuntas a correos electrónicos, y sin importar el diseño de la factura, las facturas entrantes puede enviarse para su aprobación en cuestión de minutos. El software gestiona la introducción y validación de datos de modo que el personal de contabilidad solo tiene que intervenir cuando hay que solucionar algún problema.

No existe ninguna factura demasiado compleja que impida su pago a tiempo

La automatización de facturas inicia el ciclo de compras a pagar. En vez de que su departamento de contabilidad tenga que hacer frente a cantidades abrumadoras de archivos en papel o en formato electrónico llegados desde varias fuentes, éste solo tendrá gestionar lo más importante: la información.

Tan fácil como imprimir un documento

Captura de facturas

  • Las facturas en papel se escanean y digitalizan. Las facturas electrónicas (XML, PDF y EDI) ya están listas para la captura de sus datos.
  • La tecnología de captura de Dokuflex lee e interpreta todos los archivos de facturas, independientemente de su formato.

Validación

  • La información capturada de la factura, incluyendo códigos de barras, sellos y otros datos específicos del proveedor, es clasificada.
  • La información clasificada se valida comparándola con el pedido de compra, el albarán de recepción de mercancías o los datos del maestro de proveedores.
  • También se realiza una comprobación automática de las sumas en la factura, los datos del proveedor, las fechas, el importe de impuestos, etc.

Resolución de incidencias

  • Las discrepancias y la información que falta se marca para que el usuario la verifique.
  • Las objeciones se envían a un flujo de trabajo automático para su resolución
  • Las facturas sin incidencias continúan en el proceso de contabilización.
  • La imágenes de todas las facturas y el estado en que se encuentran están siempre disponibles en todo el proceso.

Certificado AEAT

Es el proceso que permite, mediante un escáner o dispositivo móvil, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital, codificada conforme a algunos de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución admitido por la Agencia Tributaria (AEAT).

Cualquier empresa podrá optar entre el archivo físico y el digital siempre que la digitalización se haga conforme a unos requerimientos y con una solución certificada por la AEAT. En éste último caso el archivo electrónico tendrá absoluta validez legal.

La Agencia Tributaria ha  homologado  la solución Doku4Invoices para la gestión automática de facturas considerando que cumple todos los requisitos exigidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización.

Digitalizacion